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Balancete sem mistérios
Interpretar os números do balancete é fundamental para o bom andamento das contas do condomínio. Veja como não deixar passar erros.
Se o síndico e os integrantes do conselho do condomínio não são contadores nem estão acostumados com os meandros da área financeira, o balancete pode se transformar num bicho de sete cabeças. Mas, com um pouco de atenção e critério é possível entender o balancete. Afinal, é muito importante que esse documento seja bem lido e interpretado por síndicos e conselheiros, já que ele demonstra toda a movimentação ocorrida com o dinheiro do condomínio.
Segundo Rosely Benevides de Oliveira Schwartz, administradora de empresas, contadora e professora de administração de condomínios na FMU, uma das grandes dificuldades em analisar um balancete de condomínio é que as administradoras não adotam um padrão definido. "O ideal é criar um plano de contas, sempre classificando ou agrupando cada despesa ou receita pelo mesmo nome", opina a profissional, completando que um balancete confuso, ao invés de ajudar o síndico a gerenciar, complica ainda mais o seu trabalho.
Além de contar com um balancete preparado pela administradora de maneira clara, é fundamental que síndico e conselho acompanhem mês a mês a evolução das contas. "Um balancete isolado não significa nada", constata Rosely. Para Antonio Alberto Del Carlo Romani, administrador de condomínios, em prédios em que o conselho é atuante dificilmente passarão erros. É fundamental, na opinião de Antonio, analisar se está correto o transporte dos valores do balancete anterior para o atual. "O balancete deve ser simples, porém com números amarrados. Um saldo devedor, por exemplo, não pode sumir de um mês para o outro sem justificativa", diz. Por isso, deve haver um olhar crítico, dos condôminos de maneira geral, sobre o balancete. Um valor exorbitante referente à compra de material de limpeza, por exemplo, pode ser resultado de um zelador desatento e não deve passar despercebido.
Outra situação em que costumam acontecer irregularidades é na contratação de um serviço para pagamento parcelado. Se foi feito um rateio para parcelar a compra em cinco vezes e aparece uma sexta parcela no balancete, é preciso verificar se ela foi realmente aprovada em assembléia. No balancete, todos os pagamentos devem estar acompanhados do número da nota fiscal. "Evite cupons fiscais que não trazem transparência e levantam suspeitas. Apresente notas fiscais e recibos de prestadores de serviços em nome do condomínio, sempre com um contrato por trás", orienta Rosely.
É importante ainda que apareçam no balancete todas as contas bancárias do condomínio, incluindo seus rendimentos no mês. A conta bancária deve estar em nome do condomínio e nunca do síndico (o que muitas vezes acontece quando o condomínio não está legalmente constituído, com CNPJ liberado e atualizado, exigido pelos bancos). Se a administradora trabalha com o sistema de conta pool o acompanhamento da conta do condomínio é mais difícil, já que não há um extrato individual. O condomínio pode ter diferentes contas bancárias para finalidades distintas, como uma para receitas e despesas ordinárias, outra para os rateios extras e outra ainda para o fundo de reserva.
Além do demonstrativo financeiro com receitas e despesas (como um extrato bancário resumido), deve fazer parte do balancete enviado a todos os condôminos, um detalhamento das despesas. Entre elas: despesas com pessoal, água, luz, gás, elevadores, manutenção. "Esses são os itens mais importantes do balancete", resume.
De olho nos números
A seguir, acompanhe um exemplo de balancete sugerido por Rosely Schwartz.
Numa primeira folha, Rosely monta um quadro inicial com os condomínios em atraso (o que era previsto receber e o que efetivamente o condomínio recebeu). Na folha 2, mostra o movimento da poupança com o fundo de reserva. Numa terceira parte, apresenta o fundo de obras e o fundo de 13o dos funcionários, se houver.
Acompanhe:
Edifício Canadá
Folha 1
Demonstrativo ref. ao período de 01/11/x1 a 30/11/X1
CONTA CONDOMÍNIO
Resumo das emissões
Previsto
Realizado
Condomínio - 10/X1 28.254,01
(-) Recebimento antecipado
1.100,00
(-) Descontos
0,00
27.154,01
26.235,77
Condomínio em atraso
6.794,39
3.537,40
33.948,40
29.773,17
Condomínios em atraso 30/11/X1
4.175,23
Folha 2
Demonstrativo ref. ao período de 01/11/x1 a 30/11/X1
DEMONSTRAÇÃO FINANCEIRA
Conta corrente e aplicações Itaú
DÉBITO
CRÉDITO
Saldo-Conta corrente e aplicação - 01/11X1
4.740,36
RECEITAS
Condomínio - 10/X1
24.219,45
Condomínio - atraso
3.499,55
Condomínio - antecipado - 11/X1
0,00
Fundo de reserva - 10/X1
1.223,53
Fundo de reserva - atraso
29,34
Fundo de reserva antecipado - 11/X1
0,00
Gás - 10/X1
476,54
Gás - atraso
8,51
Multa estacionamento irregular
184,00
Aluguel do Salão de Festas
34,50
Aluguel da garagem
97,75
Multa por atraso
618,22
Receitas e aplicações financeiras
39,80
Depósito a mais em cheque
20,65
Depósito a mais em dinheiro
3,75
TOTAL DAS RECEITAS
30.455,59
transferência para poupança
5.225,66
DESPESAS
Despesas com pessoal
16.270,09
àgua
3.267,00
Luz
1.452,37
Gás
346,83
Elevadores
1.142,82
Manutenção
499,11
Consertos e reparos
971,50
Material de limpeza
493,00
Honorários
787,00
Isenção da administração
250,26
Despesas diversas
329,93
TOTAL DAS DESPESAS
25.809,91
Transferência para poupança
1.224,90
TOTAL GERAL
27.034,81
35.681,25
SALDO - C. Corrente e Aplicações 30/11/X1
13.386,80
Folha 3
Demonstrativo ref. ao período de 01/11/x1 a 30/11/X1
CONTAS
R$
%
DESPESAS COM PESSOAL
Salários
4.520,18
Adiantamentos
1.993,00
INSS - 10/X1
2.988,63
FGTS -10/X1
579,14
PIS - 10/x1
73,68
Vale transporte
559,80
Cesta básica
330,00
Recisão de contrato - Luiz do Nascimento
5,225,66
16.270,09
63,04
ÁGUA
3.267,00
12,63
LUZ -0 10/X1 - 8.160 kwh
1.452,37
5,63
GÁS - Ultragaz - 11 GLP45 - NF. 043146
346,83
1,34
ELEVADORES
Elevadores - Otis - reparo - 4/4
920,46
Elevadores - Otis - conservação - 11/X1
222,36
1.142,82
4,43
MANUTENÇÃO
Jaguaré Bombas - conservação - 11/X1 - nf 168
106,96
Thelev - Portões - subst. de fechadura - nf. 845
180,00
Bella - piscina - nf. 378
74,40
Marcelo - antena - 11/X1 -0 conf. recibo
137,75
499,11
1,93
CONSERTOS E REPAROS
Casa das Tintas Ltda. - tintas - nf. 79.031
133,00
Casa das Tintas Ltda. - tintas - nf. 79.508
66,50
Progend Ltda. - tapetes p/ elevadores - 2/2
490,00
Piso RPS - piso casa do zelador - nf. 1771
282,00
971,50
3,76
HONORÁRIOS
TSP Assessoria Ltda.
787,00
3,05
ISENÇÃO - ADMINISTRAÇÃO
250,26
0,97
MATERIAL DE LIMPEZA
Limpeza & Cia - nf. 2659
493,00
1,91
DESPESAS DIVERSAS
Copy Ltda. nf. 7474 - 240 cópias
12,00
Móveis Tamoio - nf. 2050 - 01 arquivo
99,00
Banco - CPMF
85,12
Banco - outras despesas
20,33
Rubens Caveiro - cópias de chaves - nf. 1966
113,48
329,93
1,28
TOTAL DAS DESPESAS
25.809,91
100,00
Fonte: www.direcionalcondominio.com.br
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