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Dicas para enfrentar as dificuldades de distribuição de cartas no condomínio

Pela legislação brasileira, a responsabilidade dos correios e das empresas entregadoras encerra-se no momento exato em que seus portadores deixam suas remessas na portaria de um prédio. A partir desse momento, a responsabilidade de distribuição e entrega de cartas é exclusiva do condomínio, ou seja, de quem o administra: o síndico.

Qualquer prejuízo que recaia sobre um morador — pelo fato de não ter recebido uma correspondência tão logo tenha chegado ao prédio — terá que ser arcado por todos os moradores. Esse é um grande problema de administração atual, principalmente em tempos de dinheiro curto e de necessidade de contenção de gastos para todos. Sem falar nos dissabores que um problema dessa natureza pode trazer para as relações entre síndico e moradores.

As razões para os problemas com cartas
Os condomínios estão ficando cada vez maiores, com 600, 700 apartamentos, por exemplo. Assim, se cada um dos moradores receber duas ou três correspondências por semana, estamos falando de um volume de entrega da ordem que pode ultrapassar duas mil correspondências por semana. Isso significa que muitas portarias estão tendo que funcionar atualmente como uma central de correspondências.

A distribuição das cartas no condomínio poderia ser facilitada se as correspondências fossem pelo menos de tamanhos padronizados, porém isso não ocorre. São cartas, revistas, livros, panfletos e, agora, muitos volumes de compras pela internet. Os espaços na portaria são pequenos para tanta movimentação de material.

Como enfrentar tantos riscos de problemas para o condomínio no tocante à distribuição de cartas? Levantamos algumas dicas importantes com especialistas da área que podem ajudar você na administração dessa questão. Afinal, muitos condomínios enormes têm se saído bem diante do problema e vale checar suas dicas.

As dicas
1. É fundamental manter um livro para registrar as correspondências oficiais recebidas. Aqui estamos falando do Poder Judiciário, bancos, e outras correspondências trazidas por mensageiros particulares e que são acompanhadas por um recibo de recebimento;
2. Dependendo do número de unidades do condomínio, vale a pena manter um mensageiro interno apenas para entregar a remessa a cada condômino em mãos. Não se trata de deixar debaixo da porta. É preciso alcançá-lo na garagem, por exemplo;
3. Se o condomínio tiver um local adequado, uma forma de atenuar o problema da distribuição de cartas é construir um armário com gavetas individuais, com chaves, para cada uma das unidades. Isso funcionará como atenuante para o condomínio, num caso de questionamento;
4. Se você optar pela colocação de armário, lembre-se de que é importante instalar câmera de vigilância que registre a movimentação da abertura de gavetas, que devem ter tamanho suficiente para abrigar revistas e jornais. Infelizmente há muitos casos de quebra de sigilo de correspondência por parte de outros moradores;
5. A manutenção da identificação atualizada de todos os moradores de cada uma das unidades é outra dica essencial. Há muitos casos de parentes que passam a morar temporariamente nas unidades e, assim, também recebem correspondência na unidade. É preciso manter um livro de moradores.
6. É de igual importância a manutenção de um livro em que conste o nome dos proprietários de cada uma das unidades, assim como endereço, telefones, e-mails, etc. Quaisquer ações judiciais referentes à unidade, como atrasos de taxas de condomínio por exemplo, responsabilizam o dono e não o inquilino e, portanto, esse precisa ser localizado imediatamente.
7. No caso dos proprietários dos imóveis, vale destacar ainda que, além das correspondências específicas do condomínio, as demais que são endereçadas a eles costumam ser eventuais, porém, em geral, são oficiais, vindas da Prefeitura, da Receita Federal, e de outros órgãos governamentais.

Fonte: Condomínios Virtuais