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Documentação do condomínio

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É importante que o condomínio tenha os documentos arquivados e em segurança.
Tal e qual uma empresa, um condomínio legalmente instituído possui uma série de documentos. O síndico é o responsável pela guarda desses documentos durante sua gestão e deve passá-los, em perfeita ordem, a seu sucessor.

Qualquer condômino tem o direito de verificar a documentação, desde que solicitado com antecedência. Entretanto, o condômino não deve levar os originais, pois, em caso de extravio, dependendo do documento, o síndico poderá vir a ser penalizado. Documentos de ex-funcionários, por exemplo, podem servir de prova contra possíveis reclamações trabalhistas infundadas.

A convenção e o regulamento interno são exemplos de documentos obrigatórios aos condomínios. Os moradores devem possuir cópias dos dois documentos – alguns condomínios entregam a novos moradores (proprietários ou inquilinos) um kit de boas vindas, incluindo a convenção e o regulamento. 

Não é recomendável que os documentos fiquem guardados na residência do síndico. O ideal é que o condomínio tenha um pequeno espaço para guardá-los em segurança. Este local deve estar trancado, com acesso somente ao síndico. Outra dica é nunca colocar documentos originais nas pastas que serão vistoriadas pelos conselheiros do edifício. Há o risco da pasta extraviar e, com ela, os documentos.

O que guardar 
Entre a documentação do condomínio, devem constar:
- Convenção do condomínio
- Regulamento interno
- Inscrição do edifício na Receita Federal – Cartão do CNPJ atualizado
- Livro de atas e livro de presença nas assembléias
- todas as plantas do edifício
- Cadastro atualizado dos moradores
- Apólice de seguro de incêndio ou outro sinistro que cause destruição (obrigatório) e outros opcionais
- Relatórios de receitas e despesas dos últimos cinco anos
- Apuração das contas da administração anterior
- Todos os contratos de serviços de terceirização ou manutenção (portaria e limpeza, administradora, elevadores, bombas, piscinas, etc...)
- RIA – Relatório de Inspeção Anual dos Elevadores expedido pela empresa conservadora dos equipamentos no condomínio.
- Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros (AVCB) (deve ser realizado a cada três anos para edifícios residenciais e a cada dois para locais de reunião pública).
- Certificado de limpeza dos reservatórios e de dedetização (os dois procedimentos devem ser feitos a cada seis meses). 
- Há ainda documentos fornecidos pela construtora ou incorporadora do edifício, como manual do proprietário, auto de conclusão, alvará de aprovação e execução de edificação, alvará de instalação de elevadores e alvará de funcionamento de elevadores.
- A cada nova aquisição de equipamentos, o síndico deve guardar as notas fiscais, os manuais de uso e manutenção e os certificados de garantia.

Documentação trabalhista  
Segundo a advogada Cíntia M. Leo Silva de Oliveira, um funcionário demitido tem até dois anos para entrar com um processo trabalhista contra o empregador. Entretanto, sua reclamação vale para os últimos cinco anos de trabalho. “Em tese, os documentos que devem ser arquivados são os dos últimos cinco anos. Porém, o FGTS tem prescrição de 30 anos. Assim, orientamos que os documentos pessoais sejam guardados por cinco anos e os fiscais por 30. Por exemplo, comprovantes do FGTS e INSS”, esclarece a advogada.

Organização de documentos condominiais: Da guarda e atenção aos prazos
A nova demanda que tem recaído sobre os condomínios – a obrigatoriedade da certificação digital – dá uma boa mostra da importância da guarda e dos cuidados com a documentação. Entre os requisitos indispensáveis para a emissão dos certificados digitais e-CNPJ, por exemplo, estão a Convenção do Condomínio registrada em Cartório de Imóveis (para aquelas com datas posteriores à entrada em vigor do Novo Código Civil, em janeiro de 2003) ou certidão da matrícula-mãe do imóvel, anterior ao seu desdobramento em unidades (no caso de condomínios constituídos antes de 2003). Já a ata registrada de eleição do síndico é obrigatória nos dois casos, entre muitos outros documentos.

A gestão de documentos é assunto sério para os condomínios, atesta o síndico Wagner Pradella, do Edifício George Bizet, do bairro da Aclimação, em São Paulo. Além da necessidade de cumprir os prazos legais de retenção das guias, registros de empregados, certificados, laudos, relatórios, comprovantes de pagamentos, contratos, atestados, apólices etc., Pradella chama atenção para a importância de se guardar notas também para evitar “futuras cobranças indevidas”. “Elas retêm a comprovação do que já foi pago, é a memória da idoneidade do síndico”, afirma.

Seu cuidado é tanto, que mesmo em caso de papéis ou impressos passíveis de serem descartados em menor tempo, Wagner Pradella os retém por pelo menos dez anos. Em seu condomínio, há um espaço próprio para o arquivamento do material. Wagner prefere manter grande parte da documentação no edifício, como as pastas de despesas organizadas pela administradora, contendo os originais dos impressos fiscais, trabalhistas, tributários e financeiros, além dos demonstrativos de pagamentos, receitas, aplicações e reservas. “Eles devem ser guardados em arquivos em aço com chaves, em lugar restrito à entrada de pessoas não autorizadas”, recomenda o síndico, que libera a consulta aos demais moradores somente depois de pedido formal e acompanhada por um representante do prédio ou administradora.

Conforme levantamento realizado pela Aabic (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo), o prazo mínimo de guarda de documentos varia de três a 30 anos, mas há aqueles em que deve ser por prazo indeterminado, como a Convenção e suas respectivas alterações. Omar Anauate, diretor de condomínio da entidade, diz que alguns comprovantes ou impressos podem ser digitalizados, especialmente aqueles relativos ao controle interno do orçamento e cadastro. Mas quanto aos documentos que costumam ser solicitados com frequência pelos órgãos públicos em vistorias e durante pendências judiciais, Anauate recomenda os procedimentos tradicionais de guarda, pois “ainda não há entendimento sobre o que pode ser digitalizado”. O diretor defende que a parte principal fique sob responsabilidade das administradoras e que os condomínios controlem pastas orçamentárias, mas com cuidado e formalização da sua consulta pelos moradores. (R.F)

Fonte: http://www.direcionalcondominios.com.br