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Documentos que a terceirizadora deve fornecer

O que exigir antes e depois da contratação

Na contratação

1. Certidões Negativas de Débitos Municipais, Estaduais e Federais, especialmente as expedidas pelo INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social).
2. Dificilmente uma empresa, principalmente as de médio e grande porte, com muitos funcionários, não apresentará em sua ficha um a ou outra ação trabalhista ou de recolhimento de impostos. O limite para avaliar se a empresa é idônea e confiável ou não é o bom senso.
3. Contrato Social, ou Documentação Societária, atualizado do prestador de serviços.
4. Certidões dos Distribuidores de Processos Cíveis, Criminais e Trabalhistas, tanto da pessoa jurídica como dos sócios ou proprietários das empresas de prestação de serviços.
5. Certidão do Distribuidor de Processos Federais, tanto da pessoa jurídica como dos sócios ou proprietários das empresas de prestação de serviços.
6. Lista dos clientes da empresa, para consulta dos serviços oferecidos.
7. É importante visitar alguns clientes da empresa para medir a satisfação com os serviços prestados e identificar eventuais problemas com a prestadora.
8. Carta de Referência emitida por alguns clientes do Prestador de Serviços, informando, entre outros, o período dos respectivos contratos e vigências.
9. Verifique se as empresas são filiadas a sindicatos ou associações e peça atestados de idoneidade da mesma a essas entidades.
10. Peça cartas de referência a entidades bancárias, com atestado de idoneidade.  
• Certidão Negativa de Débitos (CND) - http://www.mpas.gov.br
• Certificado de Regularidade FGTS (CRF) - http://www.caixa.gov.br
• A cada três meses, peça um atestado do INSS com a comprovação dos pagamentos trabalhistas dos funcionários.
• Coloque no contrato que o pagamento das faturas só deve ser efetuado mediante a comprovação dos olerites de pagamento dos funcionários e das guias de recolhimento de tributos individuais dos mesmos.
• É aconselhável que a empresa prestadora apresente ficha cadastral e de antecedentes criminais de todos os funcinários colocados à disposição do condomínio.
• Busque, também periodicamente, informações sobre a situação da empresa contratada junto às entidades de classe.  

Após a contratação
Acompanhamento de rotina:

• Pergunte aos funcionários se estão sendo pagos corretamente, no dia certo, assim como se seus encargos e direitos estão sendo pagos pontualmente, assim como férias e horas extras também é uma prioridade para quem contrata esse tipo de serviço.
• Também fique de olho no tempo que os funcionários ficam na empresa. Pergunte sempre se está tudo correto com os materiais de trabalho e com a equipe que dá o direcionamento na execuçào dos serviços. 
• É importante também questionar a troca muito frequente de funcionários, principalmente na portaria. Se por um lado o condomínio e o colaborador não têm uma relação de subordinação, por outro lado fica muito difícil para a segurança do condomínio se a cada duas semanas é uma pessoa diferente a desempenhar a função.
• Quando o síndico ou a administradora perceberem que começa a haver atrasos e falta de pagamentos, esseé um sinal claro de que a saúde financeira da empresa não vai bem. É o momento de trocar de fornecedor.

Veja abaixo algumas perguntas frequentes sobre terceirização
Há diminuição da segurança ao optar por funcionários terceirizados?
Esse ponto é polêmico. Há quem acredite que é mais seguro ter funcionários próprios, já que estes ficariam mais tempo trabalhando no condomínio, conhecendo melhor a rotina do local e os moradores.

Outros, porém, acreditam que colaboradores terceirizados recebem mais treinamento e atualizações. E que, por isso, tenderiam mais a seguir a regras de cada empreendimento.
Para o especialista em segurança, David Fernandes, CPP, o que mais importa na segurança do condomínio é haver um plano claro para todos.

"Havendo um bom direcionamento do assunto no local, regras claras e um bom clima de trabalho, não deve haver diferença entre o nível de segurança em empreendimentos com funcionários próprios e terceirizados", ensina David.

O que fazer se a empresa de terceirização falir ou sumir do mapa?
Infelizmente, se a empresa falir, é muito provável que o condomínio seja obrigado a honrar os compromissos que a terceirizadora deixou de pagar junto aos funcionários.
Por isso, é fundamental acompanhar sempre de perto os pagamentos dos funcionários e de seus direitos.

Quais são os sintomas de que há algo errado com a empresa?
Os principais sintomas de que algo não está 100% correto com a empresa é o atraso de pagamentos de salários e direitos trabalhistas.
Também não é bom sinal quando a todo momento há troca de equipe, tanto de quem trabalha no condomínio como de quem fica no escritório. 

O que fazer se os funcionários começarem a reclamar sobre o atraso ou falta de pagamento?
O ideal é que haja um contrato bem elaborado (veja acima) e que, no documento, conste os direitos e deveres das duas partes. Entre os deveres, o síndico deve poder sempre acompanhar os pagamentos feitos aos funcionários e de seus direitos.
Caso a empresa realmente esteja faltando com as suas obrigações, o condomínio deve poder romper com o contrato e ficar livre para escolher um fornecedor que siga o que pede a lei.

Agir rápido é importante
“As empresas geralmente dão sinais de que vão falir. Por isso, quem acompanha os pagamento logo vê que os impostos estão atrasados, e tem a oportunidade de trocar de fornecedor rapidamente. Já quem não faz a lição de casa pode ficar com passivo de anos para pagar”, analisa Ricardo Karpat.

Precisa de assembleia para terceirizar a mão-de-obra do condomínio?
O ideal é que se faça uma assembleia, sim, para referendar essa opção, até porque essa decisão pode resultar em custos extras para os condôminos.
"Como a grande maioria dos condomínios não tem o dinheiro para a rescisão de todos os funcionários, o melhor é que o síndico realmente divida essa responsabiidade com a comunidade", ensina o advogado especialista em condomínios Alexandre Marques.

Fontes consultadas: conteúdo SíndicoNet, Ricardo Karpat, diretor da Gábor RH, David Fernandes, CCP, especialista em segurança da Plansec, Alexandre Marques, advogado especialista em condomínios e colunista do SíndicoNet, NIlton Savieto, síndico profissional, Caio Cabral, advogado especialista em direito trabalhista, Sindeprestem
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